De oudste zorginstelling van Nederland
De uitdaging
- Slechte of wegvallende WiFi-verbindingen op de locaties welke de leverancier niet kon verhelpen.
- Minder vertrouwen van de zorgverleners in techniek.
- Geen stabiel / altijd beschikbaar WiFi-netwerk.
De oplossing
- Via een Proof Of Concept (POC) is op 5 verdiepingen van de locatie DrieGasthuizen het netwerkconcept van Brite in praktijk gebracht.
- De 2 grootste locaties van DrieGasthuizenGroep zijn ingericht met WiFi van Brite.
- Drie kleinere locaties en het hoofdkantoor worden ingericht met hetzelfde WiFi-concept.
De resultaten
- Een stabiel en veilig WiFi-netwerk.
- Goede beschikbaarheid en continuïteit van WiFi op de locaties.
- De zorgverleners hebben meer vertrouwen in de techniek die hen ondersteunt.
- Lagere kosten voor DrieGasthuizenGroep.
“We zijn tevreden over de resultaten en hebben nu een stabiel netwerk die alle diensten biedt die we willen. Een ander voordeel is dat de kosten van de WiFi-infrastructuur dalen.
Personeel krijgt meer vertrouwen in de apparatuur die ze gebruiken en de dekking en continuïteit die het WiFi-netwerk biedt.
Zien we een hiaat dan schakelen we Brite in, ze komen ter plaatse meten en lossen het op”.Enrico Pas,
Hoofd ICT, DrieGasthuizenGroep
Locatie DrieGasthuizen
Even voorstellen
DrieGasthuizenGroep is een betrokken zorginstelling. Centraal in de maatschappij en met een groot hart voor haar cliënten en (zorg-)medewerkers. De ontstaansgeschiedenis is bijzonder te noemen. Halverwege de middeleeuwen, in het jaar 1246, startte het Arnhemse Gasthuis met het verlenen van zorg.
Om het even in de juiste context te plaatsen, dat was 246 jaar voordat Amerika (1492) en 360 jaar voordat Australië (1606) werden ontdekt.
Middels een samenvoeging met het Sint Peters- en het Sint Anthoniegasthuis ontstond de DrieGasthuizenGroep. Met recht mogen ze zich daarmee de oudste zorginstelling van Nederland noemen.
Door de eeuwen heen hebben zich verschillende instellingen met vergelijkbare achtergrond bij DrieGasthuizenGroep gevoegd, zodat er al die tijd sprake is geweest van zorgverlening in de regio Arnhem. Nu al bijna 775 jaar lang …..
De doelgroep bestaat uit ouderen boven 55 jaar en DrieGasthuizenGroep bedient hierin het hele pallet.
Voor de cliënten betekent dit een veilige en vertrouwde leefomgeving waar ze zelf de regie kunnen voeren over hun doen en laten. Mocht er meer hulp nodig zijn dan kan er snel opgeschakeld worden van bijv. thuiszorg naar woonzorg of verpleeghuiszorg.
Organisatie DrieGasthuizenGroep
DrieGasthuizenGroep heeft 5 woonzorgcentra – Heijendaal, Hoogstede, Drie Gasthuizen, Klingelpoort en Westerkade – en 7 huurappartementencomplexen voor zelfstandig wonen. Thuiszorg Groot Gelre verzorgt zorg en ondersteuning bij cliënten die zelfstandig wonen in een grotere regio richting de Liemers, Oosterbeek en Wageningen. Naast wonen bieden ze een compleet pakket aan diensten zoals maaltijdservice, wasservice, linnenservice, schoonmaakservice, klusservice, logeren en een zorgeloos wonen arrangement.
Locatie Heijendaal
Op dit moment werken er circa 1500 medewerkers en vrijwilligers. Daarnaast werken ze samen met een team van 120 zelfstandige zorgprofessionals.
Voor het personeel wil DrieGasthuizenGroep een transparante werkgever zijn waar je met plezier werkt en gewaardeerd wordt. Laagdrempelig, waarbij alle lagen van de organisatie elkaar weten te vinden en ze samen iets moois neerzetten.
Het waarderen wordt regelmatig zichtbaar gemaakt aan de hand van het geven van een kleine attentie. Dit zijn kleine dingen die zorgen dat medewerkers het prettig vinden om voor DrieGasthuizenGroep te werken. Het is een gezonde zorginstelling, zowel wat ziekteverzuim betreft als financieel.
Het begin van ICT in de zorg bij DrieGasthuizenGroep
In 2014 is DrieGasthuizenGroep begonnen met het toepassen van ICT in de zorg. Het moderniseren van het zorgalarmeringssysteem stond centraal en bestond uit het inzetten van draadloze telefonie en ondersteuning van camerabeelden bij cliënten.
Locatie Klingelpoort was net nieuw en was de testlocatie die als blauwdruk zou gelden voor de overige locaties. De eerste ervaringen waren niet positief. De oplossing rustte erg op mobiel. De leverancier had geen dekkingsplan ontwikkeld en daardoor ontstonden er plekken met onvoldoende mobiele dekking.
Het gebruikte WiFi-platform vertoonde hiaten en de leverancier kon hierin geen oplossing meer bieden. Van daaruit werd gekeken naar een andere leverancier die wel de juiste oplossing kon bieden: goede stabiele, veilige en altijd beschikbare WiFi op elke plek van een locatie.
De eerste contacten met Brite
Via Linkedin werd een eerste gesprek geregeld op locatie DrieGasthuizen. Daarna kwam er een vervolggesprek tijdens de beurs Zorg & ICT waar Brite een stand had en een seminar hield.
Enrico Pas heeft toen bij Brite de uitdaging neergelegd om te kijken wat de oorzaak was van de WiFi-problemen.
Gesprekspartner in deze klantcase is Enrico Pas, Hoofd ICT bij DrieGasthuizenGroep sinds september 2011. De toename van ICT, domotica en ehealth-oplossingen in de zorg maakt hij van dichtbij mee.
“Wat verwachtingen betreft hadden we de lat wel hoog liggen. Met name omdat Brite zelf uitsprak dat ze de problemen zouden oplossen. Uiteindelijk maakte Brite dat waar”.
“Eerst hebben we geprobeerd om de toenmalige omgeving te optimaliseren. Hier zijn aanbevelingen uitgekomen die we hebben uitgevoerd. Deze bleken in de praktijk wel een grote verbetering te zijn, maar niet in die mate dat de problemen helemaal over waren”.
“Op dat moment zei Brite: “We hebben een WiFi-platform dat 100% zeker werkt”. Onze reactie was: “Dat kunnen jullie wel zeggen, bewijs het maar”. Op hun kosten voerde Brite een Proof Of Concept (POC) uit op 5 etages, 45 AP’s (accesspoints) met apparatuur en vanaf dat moment waren de problemen voorbij”.
Locatie Hoogstede
Welke stappen zijn daarna ondernomen?
“Na de geslaagde POC besloten we om verder met elkaar op te trekken. We gingen het offertetraject in en toen ging het snel. Aan de hand van de offertes gingen we over op implementatie.
Een vertragende factor was de installateur die extra aansluitingen moest maken om overal dekking te creëren. Toen dat eenmaal geregeld was, rond de feestdagen 2019, zijn we overgegaan”.
“Het is mooi om te zien hoe snel dingen kunnen gaan. Na de zomervakantie startten we met de POC en in het najaar waren we al aan het installeren. Dat is wel bijzonder.
Bij andere leverancier moeten er AP’s en apparatuur besteld worden, dan krijg je het kostenplaatje en het risico. Brite levert uit voorraad en nam dit risico bij ons weg. Dat is super”.
“De 2 grootste locaties zijn nu uitgerust en daar hebben we het Brite platform volledig geïmplementeerd. Wij zijn dit nu verder aan het tunen om de informatiestromen te scheiden.
Tevens kijken we wanneer we het bij de andere drie zorglocaties en de hoofdkantoorlocatie kunnen uitrollen”.
Heeft Brite steken laten vallen en hoe zijn deze opgepakt?
“Echt steken laten vallen niet. Wel was er tijdens het eerste weekend van de POC een voorval wat een leermoment voor ons allen was. Er was vooraf getest met een bepaald type toestel die de zorgverleners in gebruik hebben.
Tijdens de nachtdienst bleek dat er nog een ander type toestel gebruikt werd die we over het hoofd hadden gezien in de testfase. Deze toestellen kregen last van wegvallende verbindingen.
Dat was een domper op de vreugde die we in eerste instantie hadden. Dit is goed opgepakt en hier is snel op geacteerd. Toen boven water was wat het probleem was, is het snel opgepakt en opgelost door Brite.
Ondanks dat het niet de meest ideale start was, hebben ze dat meer dan goed gemaakt”.
Wat zou Brite beter moeten doen?
“Of ze echt dingen beter kunt doen in techniek kan ik niet zeggen, dat functioneert goed. De communicatie gaat soepel. Op het moment dat wij een vraag stellen, dan wordt er snel gereageerd.
Misschien moeten jullie meer de bühne op met hetgeen jullie kunnen realiseren voor zorginstellingen”.
Hoe ervaart DrieGasthuizenGroep de dienstverlening van Brite?
“Hier zijn we tevreden over. We zijn nu bezig om een SER te verplaatsen. Hierdoor zijn er AP’s down. Brite kijkt mee in de monitoring, informeert ons en ze acteren snel. De technische knowhow van de engineers is goed. Ze hebben veel kennis van zaken en weten waarover ze praten”.
“Brite onderscheidt zich t.o.v. andere leveranciers door hun kennis van zaken, laagdrempelige benadering en ze doen wat ze zeggen. Dit zijn de 3 belangrijkste. Ik heb hun naam laten vallen bij andere zorginstellingen en beveel ze zeker aan”.
“De flexibiliteit bij het integreren van het Brite concept met de bestaande techniek, of de samenwerking met andere leveranciers waarmee wifi moet integreren, gaat soepel. Het draait op ons bedrade lokale netwerk. Ik ervaar geen issues meer. Jullie engineer is bezig om met onze netwerkpartij ons netwerk te segmenteren en te optimaliseren.
Als er een installatie is, dan koppel ik de engineer aan de installateur en dat gaat boven verwachting. Ze praten beiden dezelfde taal, zien wat er moet gebeuren en handelen daar naar. De terugkoppeling naar ons is goed, we worden meegenomen in de communicatie. Dat zie je ook wel eens anders”.
Locatie Westerkade
“We zijn tevreden over de resultaten en hebben nu een stabiel netwerk die alle diensten biedt die we willen. Een ander bijkomend voordeel is dat de kosten van de wifi-infrastructuur aan het dalen zijn. Personeel krijgt meer vertrouwen in de apparatuur die ze gebruiken en de dekking en continuïteit die het wifi-netwerk biedt. Zien we een hiaat dan schakelen we Brite in, ze komen ter plaatse meten en lossen het op”.
“Binnen ICT blijven we niet stil staan en blijven we ons ontwikkelen, met name kantoorautomatisering en het serverpark. We zijn ons aan het oriënteren of we meer richting de cloud moeten. We kunnen dan het datacenter verder afbouwen en kunnen meer toekomstbestendig worden.
In september hebben we een aantal workshops gepland met leveranciers om te kijken welke oplossingen zij hebben. Wat hebben we nodig en in welke hoedanigheid“.
“Om het moment dat je gaat innoveren en investeren dan gaan de kosten toenemen. De vraag in hoeverre we dat kunnen bolwerken. We willen de indirecte kosten van de zorg naar beneden krijgen omdat vrijkomende geld te investeren in de zorg.
We proberen dat met deze inspanningen te bereiken. Een deelgenoot hiervan is Brite met het aanleg van het wifi-netwerk, hierdoor zijn we in staat geweest de kosten naar beneden te brengen. Daarnaast is de stabiliteit en continuïteit van het netwerk verhoogd”.
“Wat personeel betreft kunnen we het bolwerken met de pool van medewerkers die we hebben. In Arnhem zijn we met meer zorginstellingen en we zitten allemaal in de zelfde vijver te vissen. Je ziet wel mensen switchen tussen zorginstellingen en dat zal in de toekomst wel zo blijven”.
“Op sommige punten lopen we nog steeds voorop, bij andere zaken gaan we met de flow mee of kijken de kat uit de boom. Met informatiebeveiliging, het controleren van patches o.a., lopen we voorop. We sturen hier bij leveranciers op aan dat ze patches op tijd installeren.
Bij andere instellingen of engineers van Brite horen we dat dit niet overal common sense is. We hebben hier oog voor. We zijn nu bezig om NEN 7510 compliant te worden.
Dat gaat ons op veel vlakken helpen zoals AVG en eHealthbeleid. Daar zijn richtlijnen die rusten op NEN 7510. Het is belangrijk dat je deze richtlijnen geborgd hebt”.
DrieGasthuizenGroep en het omgaan met corona
De ICT-afdeling moest alle zeilen bijzetten om de wijzigingen te faciliteren. Apparaten werden verstrekt voor thuiswerken, mobiele telefoons voor bereikbaarheid, inlogcodes om vanuit huis in systemen te komen, videoconferenties via Zoom, uitleg geven, enz.
Een belemmering was dat veel apparatuur uit China moest komen en dat van daaruit de leveringen moeizaam gingen. Uiteindelijk is het allemaal gelukt.
Videoconferentie voor cliënten met familie
Videoconferentie via Zoom is ook voor cliënten gebruikt om met familie te communiceren. Elke afdeling kreeg een iPad zodat cliënten op afspraak met familie konden spreken.
Dit werd erg gewaardeerd door zowel de cliënten als de familie. Hoewel de huizen dicht waren, was op deze manier direct contact mogelijk.
Aanmelden voor een bezoek aan cliënten via de website
Per 1 juli is er de mogelijkheid dat bezoekers zich kunnen aanmelden via de website als ze een bezoek willen brengen aan een cliënt. Via deze laagdrempelige aanmelding worden een aantal gerichte vragen gesteld of bezoekers mogelijke coronaklachten hebben.
Naast voorzichtigheid voor cliënten en personeel kan DrieGasthuizenGroep via deze aanmelding tevens het contactonderzoek borgen.
Digitale vaardigheid van zorgverleners en cliënten
“Digitale vaardigheid is bij ons niet anders dan bij anderen. Het verschilt erg per medewerker. Voor videoconference en Zoom is het meeste in de Engelse taal. De voertaal in de zorg is niet standaard het Engels.
Tijdens het implementeren hebben we een handleiding gemaakt. We zijn nu in het stadium om Zoom een herstart te geven waarin we dit meenemen en verbeteren zodat het voor iedereen makkelijker wordt”.
“Zoom gebruiken we voor teamoverleg of voor de weekstart, omdat niet iedereen op kantoor kan zijn. Onze bestuurder gaf via Zoom een webinar over het strategisch plan van de komende jaren. Langzaam maar zeker krijgt het meer body. Het is mooi om te zien dat het personeel dit goed oppikt”.
“Voor cliënten hebben we keyusers aangesteld die hebben geholpen bij het gebruik van de iPadgebruik. Personeel die door corona hun werk niet konden doen en nu als ondersteuning hiervoor zijn ingezet”.
“Er is een computerclub geweest vóór de coronaperiode, deze is tijdens corona gestopt. Cliënten konden er met hun eigen device naar toe en werden geholpen met facetimen en Whatsappen met (klein-)kinderen.
Cliënten hebben allemaal een eigen internetverbinding en worden best wel vaardig daarin. Ze kunnen met hun iPad of laptop op weg. De vaardigheid van de cliënten zal in de toekomst steeds groter worden”.
Op de website van DrieGasthuizenGroep staat het volgende:
“Wij werken elke dag voor en met mensen met een zorgvraag. Van thuiszorg tot specialistische ouderenzorg. Van een tijdelijk verblijf tot zorgvriendelijk wonen op één van onze woonzorglocaties.
Wat ons kenmerkt? We zijn professioneel. We doen alles met passie, zorgzaamheid en respect. Zorg is voor ons zien, aanvoelen en uitgaan van eigen kracht. We vinden het belangrijk dat onze cliënten zo zelfstandig mogelijk wonen en leven. Met onze persoonlijke benadering maken we het hen zo comfortabel mogelijk. Daar doen we het voor”.
Als Brite zijn we blij dat we een steentje kunnen bijdragen om DrieGasthuizenGroep hierin te ondersteunen.
Wij hopen dat de samenwerking mag uitmonden in een langdurig partnerschap.
We wensen DrieGasthuizenGroep veel succes toe, nu en in de toekomst. En als die toekomst net zo lang duurt als het verleden, dan kunnen ze nog even vooruit …
